O uso da IA e ECM juntos, promete acabar definitivamente com as tarefas repetitivas com documentos

Por que mesmo as empresas que já possuem um software de GED / ECM não conseguem deixar de guardar documentos em pastas

do Windows?

Provavelmente a sua instituição já conta com uma solução de gestão eletrônica de documentos (GED/ECM) e processos (Workflow), e provavelmente você deve pensar que os resultados que elas trazem poderiam ser melhores.

Com a chegada da IA, essa percepção deve ter aumentado.

Você deve se perguntar eventualmente: mas por que será que as pessoas aqui na empresa ainda guardam os documentos em pastas no Windows, mesmo depois da implantação de um software de GED / ECM?

Para mim, a resposta tem a ver com dois motivos: cultura e ausência do uso da IA.

Para explicar a parte cultural, temos que voltar no tempo, desde a chegada do Microsoft Windows 95 e do Windows Explorer, quando as pessoas adotaram uma forma padronizada de guardar os seus arquivos e documentos: o uso de pastas e subpastas.

Essa funcionalidade permitiu um sistema prático de indexação e localização dos arquivos. A pessoa cria uma pasta para um determinado assunto, por exemplo propostas de clientes, em seguida diversas subpastas com o nome de cada cliente, dentro de cada subpasta outra com o ano e coloca nesta “árvore” o arquivo renomeado pelo assunto: proposta número 123 para o cliente XYZ renovacao.pdf.

Parece familiar?

Em pouco tempo, neste exemplo, é possível localizar qualquer proposta de qualquer cliente, por ano e assunto. Esse método é prático e pode ser replicado para qualquer assunto.

Entretanto, em um ambiente corporativo, esse tipo de solução não atende a diversas questões relevantes, como: segurança, controle de acesso, confidencialidade, integridade, padronização, controle de versões, controle de prazos, entre tantas outras.  

Para resolver essas questões, as empresas passaram a adotar softwares de gestão de documentos (GED) e, posteriormente, de gestão de conteúdo corporativo, os ECM (Enterprise Content Management).

O problema é que inserir os documentos nestes sistemas dá muito trabalho. A pessoa tem que importar os documentos manualmente para um software e indexar cada documento em uma estrutura previamente configurada, para padronizar a catalogação e facilitar a pesquisa posterior por qualquer outro usuário.

Na teoria parece fácil, mas, na realidade, não é bem assim. Quando você tem um ou outro documento para inserir no sistema de ECM, é uma coisa. Mas quando você tem centenas, as vezes milhares de documentos para fazer isso, todos os dias, as coisas se complicam. Se você parar para pensar que normalmente o software de ECM é uma solução complementar, vai ver que esta mesma pessoa, ou outra, já teve que digitar as mesmas informações em outro software.

Na prática, o retrabalho é grande e pensando no cenário atual de trabalho, onde as pessoas já estão sobrecarregadas e as equipes são enxutas, acaba que ninguém quer mais uma tarefa no seu dia a dia e o documento acaba ficando na velha pasta do Windows.  

Com a chegada da Inteligência Artificial (IA), ela rapidamente se tornou uma das principais apostas das organizações para aumentar a produtividade e eliminar atividades repetitivas.

No tratamento de documentos, a tecnologia já consegue reconhecer conteúdos, classificar arquivos e extrair informações relevantes. Entretanto, muitas empresas estão descobrindo que apenas “ler” um documento com IA não resolve o problema operacional por completo.

Extrair o conteúdo de um documento pode não ser o suficiente para relacioná-lo com um determinado processo, por exemplo. Vamos imaginar que estamos extraindo o conteúdo de uma CNH através de IA, para relacioná-la com a pasta de um funcionário. Certamente o número de matrícula e a data da admissão não irão constar do documento. De que forma estas informações serão obtidas e então indexadas?

É aí que uma plataforma de ECM entra no jogo. Através de integrações com outros sistemas, cruzamento de dados, importação do conteúdo das pastas de rede, entre outros, é possível completar as informações faltantes, de forma automática, e acabar com as tarefas repetitivas de digitação pelos colaboradores.

É por isso que o uso de IA integrado com ferramentas de ECM se tornou a nova promessa de acabar com a guarda de documentos em pastas no Windows, entregando mais segurança e possibilidades para empresas, sem onerar o dia a dia já sobrecarregado dos colaboradores com mais tarefas manuais e repetitivas.

Marcelo Streck CEO – MGS Imagem e Informação

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