Do recebimento à integração com o ERP Como implementar um fluxo de Contas a Pagar com o Neutron (ECM)

Automatize seu processo de contas a pagar com tecnologia inteligente: mais agilidade, menos erros.

Este guia reúne boas práticas, amplamente reconhecidas em automação de Contas a Pagar e as traduz para a realidade do Neutron, detalhando os blocos de construção (captura, validação, workflow, integração e governança) em um roteiro de implantação em 30 dias.

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Por que automatizar Contas a Pagar?

Processos manuais de Contas a Pagar costumam sofrer com atraso na entrada de notas, erros de digitação, aprovações lentas e baixa visibilidade do status — fatores que impactam prazo, caixa e relacionamento com fornecedores. A automação do processo de Contas a Pagar reforça justamente esses pontos: captura unificada de faturas, extração de dados (OCR/IDP), roteamento para aprovação e possibilidade de integração com o sistema contábil. O ganho prático é acelerar o ciclo, reduzir custos e elevar a acurácia. Veja como implementar um fluxo de Contas a Pagar com o Neutron.

O que compõe um bom fluxo de Contas a Pagar (e onde o Neutron entra)?

Aprovações financeiras na palma da mão: mobilidade, segurança e agilidade para o seu processo de contas a pagar.

1) Captura e centralização dos documentos

• Recebimento de faturas (papel, e‑mail/PDF, XML, MFP, upload): centralizar tudo num repositório único é a base para padronizar o ciclo.

  
  

• No Neutron, a captura ocorre via scanner/desktop, upload web, impressora virtual, importação automática e mobile. O repositório é único, com visualizador nativo e segurança aplicada desde a entrada.

2) Indexação e extração de dados

• A automação de Contas a Pagar usa OCR/IDP para extrair dados como: nome do fornecedor, CNPJ, datas, valores e datas de vencimento — reduzindo digitação e erros.

  
  

• O Neutron emprega OCR, leitura de códigos de barras/QR e regras de indexação para preencher metadados e acionar etapas do processo.

3) Workflow de aprovação

• Automatizar o roteamento para aprovadores (por centro de custo, valor, etc.) elimina gargalos; lembretes e escalonamento, preservando prazos.

  
  

• O Neutron disponibiliza fluxos de trabalho, notificações, aprovações via web e Neutron Mobile, com controle granular de permissões (incluindo Active Directory).

4) Integração com ERP e fechamento

• A etapa final é lançar no ERP sem retrabalho: exportar dados e anexos, devolver número de lançamento e consolidar indicadores.

  
  

• Com o Neutron, a integração pode ser via API (bidirecional) ou impressora virtual (quando o ERP não tem API).

5) Arquivamento, LGPD e auditoria

• Repositório central, políticas de retenção e trilha de auditoria simplificam fiscalizações e reduzem risco.

  
  

• O Neutron aplica segurança por repositório e campo, compartilhamento controlado por link com expiração, e permite assinatura/certificação digital conforme normas brasileiras.

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Guia completo: implementando Contas a Pagar no Neutron

Objetivo: sair do papel para um processo 100% digital auditável, do recebimento até a integração com o ERP.

Etapa A — Desenho do processo (Semana 1)

1. Mapeie fontes de fatura: e‑mail dedicado, MFP/scanner, portal de fornecedores, e sistemas que “imprimem” para PDF. Defina por onde cada tipo de documento entra no Neutron (upload, captura desktop, impressora virtual).

   
   

2. Defina metadados mínimos: fornecedor (ID/CPF/CNPJ), número, datas (emissão/competência/vencimento), centro de custo, pedido, valores e impostos.

   
   

3. Regras de validação: duplicidade, limites por alçada, valores etc.

Etapa B — Configuração no Neutron (Semana 2)

1. Captura e indexação:

   • Habilite OCR e leitura de códigos; crie máscaras (CNPJ, datas, moeda).

     
     

   • Configure padrões por fornecedor (ex.: sugestão de centros/contas).

     
     

2. Workflow de aprovação:

   
   

   • Regras por centro de custo/valor; prazos, lembretes e escalonamento.

     
     

   • Ative aprovações via Neutron Mobile.

Etapa C — Integração e governança (Semana 3)

1. Integração com ERP:

   • API (preferencial) para lançar títulos e anexos; ou impressora virtual como solução “low‑code” para ERPs sem API.

     
     

2. Segurança e conformidade:

   • Perfis por área (Contas a Pagar, aprovadores, auditoria), AD, trilha de auditoria, link seguro para envio ao auditor/fornecedor quando necessário.

Etapa D — Piloto e escala (Semana 4)

1. Piloto com 3 fornecedores de alto volume: verificar a redução do tempo de processamento de faturas.

   
   

2. Ajustes finos: melhorar regras de indexação/OCR, fluxos de exceção, integrações.

Pontos de atenção (lições aprendidas)

• Entrada única: evite “atalhos” fora do fluxo; canalize tudo para o Neutron para manter rastreabilidade.

  
  

• Exceções claras: defina quem decide e em quanto tempo.

  
  

• Integração pragmática: quando o ERP não tem API disponível, use impressora virtual para evitar retrabalho e ganhar velocidade.

  
  

• Mobile de verdade: aprovadores itinerantes precisam aprovar pelo app com a mesma segurança do desktop.

Por que escolher o Neutron para CONTAS A PAGAR?

• Plataforma ECM completa na nuvem (Azure), com captura, workflows, mobilidade e dashboard.

  
  

• Integração flexível: API para cenários profundos e impressora virtual para legados — estratégia que acelera adoção sem travar por tecnologia.

Neutron: uma plataforma para estruturar o seu processo de Contas a Pagar.

E agora, o que você vai fazer com isso?

contato@softwaereneutron.com.br

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